Arşiv Müdürlüğü, 18.10.2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve 30.10.2025 tarihinde yürürlüğe giren Beylikdüzü Belediye Başkanlığı Arşiv İş ve İşlemlerine İlişkin Yönerge hükümlerince, Başkanlık Makamınca verilen ve müdürlüklerden gelen arşiv malzemesi veya arşivlik malzemeleri belirli bir program ve plan dâhilinde arşivinde saklamak ve korumakla yetkili ve sorumludur.
Arşiv Müdürlüğü, Müdürlük Makamına bağlı “İdari İşler” ve “Arşiv İşleri” olmak üzere 2 (iki) adet bürodan oluşmaktadır.
- Arşiv Müdürlüğü, teslim edilen arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.
- Kurum arşivini kurmak ve idare etmek
- Müdürlük, birim ve kurum arşivinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek,
- Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına ihtiyaç duyulmayan evrakların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek,
- Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmet sunmak,
- Belediye bünyesindeki birimlerden üretilen evrakların ve uygulanan tekniklerin koordinasyonu için proje üretmek,
- Ayıklama ve İmha komisyonunun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden Başkanlık Kararıyla görüş talep etmek,
- Günümüz teknolojisini kullanarak kurumumuzca belirlenen arşiv materyallerinin dijitalleştirilmesine yönelik süreçleri oluşturmak ve takibini yapmak,
- Elektronik ortamda veya sayısallaştırma yöntemi ile oluşturulan her türlü arşivlik belge ve
kayıtların güncel olan format ve sunum özellikleri korunarak Arşiv Yönetim Sistemine aktarımını sağlamak,
- Dijitalleştirme işlemine uygun olan evrakın tasnif, barkod ve tarama işlemini
gerçekleştirmek, birimlerin uygun gördüğü kuralca indeksleme işlemini yapmak,
- Arşiv Yönetim Sisteminin kullanım ve yönetim paneli Arşiv Müdürlüğünce yapılır,
- Kullanıcılara ait log kaydını tutularak belge güvenliğini sağlamak, ilgili mevzuatlar
çerçevesinde arşivlik malzemenin paylaşımını sağlamak,
- Dijitalleştirilen belgenin elektronik ve fiziki ilişkilerinin korunmasını sağlamak,
- Otomasyon çalışmaları yapmak, arşiv müdürlüğü ile ilgili olarak oluşturulan yazılım ve
veri tabanlarının kontrolü ve sonuçlandırılmasını gerçekleştirerek konusuyla ilgili gerekli
koordinasyonu sağlamak,
- Birimlerdeki arşiv malzemesini devralmak, devralınan malzemeyi tasnif etmek ve
yerleştirmek, saklama süresi dolan malzemelerin imha komisyonunun nihai kararı
doğrultusunda imha işlemlerini yapmak,
- Kurum arşivi malzemesinin envanter, katalog ve listeleme işlemlerini hazırlamak,
oluşturulan katalog, envanter ve listelerin güvenliğini sağlamak,
- Kurum arşivindeki malzemelerden, istekli birimlere zimmetle dosya verip, almak,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal ve
hizmet alımı işlerini ihale yolu ile gerçekleştirmek, hak edişlerini düzenlemek, kabullerini
yaparak sonuçlandırmak,
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince ilgili iş ve işlemler kapsamında; Müdürlüğe gelen CİMER ve ULAKBEL üzerinden gelen dilekçeleri söz konusu kanunlarda belirtilen süreler içerisinde başvuru sahibine gönderilmek üzere cevaplamak.
- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Taşınır Mal Yönetmeliği'nin hükümlerince müdürlüğün taşınır iş ve işlemlerinin yürütmek.
- Eksper ve Bilirkişilerden gelen dosya inceleme başvuruları ile ilgili işlemleri yapmak ve sonuçlandırmak.
- Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak.
- Stratejik Plan ve Performans Programının ilgili bölümlerini hazırlamak.
- Başkanlıkça verilen diğer görevleri yapmak.
